En la entrada anterior -que fue muy exitosa- les comentaba de algunos nuevos hábitos que estoy intentando este año. Sin duda, uno de los que despertó más interés es aquel sobre cómo administrar tus tareas. Cabe mencionar que hace como 20 años tomé un taller de administración del tiempo de Franklin Covey. Desde entonces, he usado variaciones de su metodología. Llegué a utilizar sus agendas como cinco años. Luego, los repuestos encarecieron y creo que ya hasta cerró sus tiendas en México. De hecho, el último producto que usé de ellos fue su software… Que ya quedó rebasado, porque pasó de ser algo para ejecutivos exitosos -y algún aspiracional como yo- a algo que pueden hacer en cualquier celular inteligente con las aplicaciones incluídas en sus sistemas operativos. No se requiere nada más.
Sin embargo, intentar hacerlo en el propio Google me dio algunas dificultades: mete tareas como citas, no pueden categorizarse en urgencia, importancia o grupos, y tiene pequeñas trabas para las tareas repetidas. Al final, no alcanzaba el nivel de Wunderlist -que utilicé como siete años muy satisfecho-: suficientemente potente para tareas repetidas, suficientemente sencillo para operarlo fácil y rápido. Y, como decía Aristóteles, «una cosa hecha para un fin específico es mejor que una hecha con muchos fines solo para poder ganar dinero».
Administrar tus tareas
La clave, según el modelo de Covey, es recordar que hay cuatro cuadrantes: Lo prioritario y urgente, lo prioritario no urgente, lo urgente no prioritario, y lo que no es ni prioritario ni urgente. Entonces…. primero identificas lo que es prioritario y urgente y es lo que primero anotas en tu agenda. El error que muchos cometemos es atender a continuación lo urgente, cuándo en realidad deberíamos hacer lo importante. Eso obliga a aprender a lidiar con estrés, presión y otras cosas no muy agradables para la mayoría: no dejarte presionar.
Claro que hay una regla adicional: si puedes hacer algo en dos minutos o menos, hazlo. Si hay tareas repetitivas que son importantes y las haces a tiempo -como los pagos de las tarjetas-, prográmalas dos días antes del vencimiento, como algo urgente. Por supuesto, si te metes a la banca electrónica y puedes pagar en línea, pagas dos días antes. Así, si el día de vencimiento no se acreditó el pago, te da tiempo de que algo importante no se vuelva urgente.
Así que una buena app de administración de tareas debe permitirte establecer prioridades, agrupar al menos tres categorías (personal, laboral, y lo individual, eso que Covey llama «afilar la sierra»: cuidar de ti en varias dimensiones: la salud, la alimentación, las relaciones familiares, las afectivas, las sociales, el desarrollo intelectual y el espiritual).
Entonces, ir a misa -o a meditar a un Ashram, según tus creencias- es algo importante, y por tanto inamovible… a menos que sea por algo importante y urgente. Porque esa media hora, una hora que te dedicas a ti, te fortalece para hacer todo lo demás. Pagar a tiempo la tarjeta de crédito te quita estrés y evita que estés corriendo a las 9:57 del último día para buscar una tienda de conveniencia que te acepte el pago… y que tenga sistema.
Unos consejos prácticos
Si deciden usar Any.do, les tengo tres consejos prácticos muy importantes:
- Dedica un día, sin prisa, a establecer tus tareas repetitivas. Esas deben incluir los días de pago de tarjeta de crédito, luz, agua, teléfono, celular… Y todo eso que se repite cada mes. También la verificación de tus vehículos, el cumpleaños de tu pareja o tu aniversario, o todas esas cosas que se repiten una vez al trimestre, al semestre o al año. Si haces una misma tarea pero a distintas horas, prográmala una vez para cada posible horario. Por ejemplo, hacer ejercicio: de lunes a viernes es a las 7:30 o antes, en fin de semana a las 9. Así, tengo dos registros: una para entre semana, una para fin de semana. Eso evita tener que estar cambiando de hora cada viernes y cada domingo.
- Si puedes, ponles una hora límite, pero con dos criterios: para esas tareas que son tuyas, la hora máxima en que debes hacerla. Por ejemplo, si me paro a meditar a las 6:00 a.m., el recordatorio está a las 8:00 a.m. Eso impide que a las 6:15 me saque de la meditación una alarma diciendo que ya es hora de meditar. Para otras tareas, usa la hora de inicio de la misma, y aprovecha la función de «concentración» de la app.
- Utiliza las etiquetas, las categorías, los colores y el planificador diario para administrar tus tareas. Aunque al principio tuve miedo, hoy las uso bastante. Recuerda que una tarea puede tener varias etiquetas: Prioridad, Familiar y Administrativo en una (pagar colegiaturas de los hijos), y todas ellas en la categoría personal. Medirme la presión está en la categoría afila la sierra, con etiquetas salud y Prioridad A1. El planificador permite ver si una tarea que tienes para ese día se podrá hacer o se posterga.
Ya les comentaré más sobre hábitos para planear mejor sus tareas. Por lo pronto, ¡Empieza hoy!
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