Simplificar. ¡Qué complicada tarea!

Simplificar...

Simplificar…

Hace casi un mes entré a un curso para aumentar mi productividad. La idea central es simplificar muchas tareas complicadas y poder practicar mejor la concentración en una tarea. Vencer el multitasking que, si bien luce muy atractivo, en realidad hace que sea menos productiva tu actividad.

¿Por qué el multitasking no funciona bien? Pues porque cambiar de una tarea a otra puede tomarte hasta 20 minutos para que te concentres en la nueva labor. Y si lo haces cada hora, ¡imagínate! Por si fuera poco, el cerebro se queda atorado en las “tareas residuales”, pensando qué te faltó o qué más puedes hacer… y tardas más en concentrarte.

Total, que algunos de los consejos -como quitar las redes sociales de la pantalla principal del celular y apagar las notificaciones- han sido complicadas, pero muy productivas.

Otras han costado más trabajo, porque seamos claros: simplificar no es tarea fácil. Estamos acostumbrados a vivir “ocupados”, “sin tiempo” o haciendo complicadas cosas que podrían ser simples.

Recuerdo con nostalgia mi primera computadora de mano, antes de la llegada de los smartphones. Era una Palm Pilot (en realidad tuve 3: la primera, luego una más potente y luego una tercera a color). Con su teclado portátil y una ranura para conectarle una salida a un cañón, no dejaba de sorprender a los clientes. Como mago, sacaba de la bolsa del saco la Palm, de otra el teclado, de una más el cable y estaba trabajando allí mismo.

Lo traigo a colación porque las aplicaciones de Palm tenían un principio: Nunca, jamás, debías hacer más de tres clicks para activar una función. Uno para escogerla, uno para opciones y uno para activarla. Debía ser todo súper sencillo y directo. Simplificar era parte de la filosofía de la empresa.

Luego llegaron los iPhone y sus competidores de Android, y las sacaron de mercado. Intentaron hacer teléfonos, se fusionaron con otras empresas… y, eventualmente, murieron y sus “partes” y patentes se sumaron a otros productos. Pero su filosofía de ser sencillos no es una de ellas. A veces hasta lo más simple es complicado en los nuevos aparatos.

Simplificar no es fácil

Simplificar no es fácil, pero vaya que ha sido productivo y útil. Aquí algunas de las ideas que he empezado a aplicar con buenos resultados:

  1. Retira las redes sociales de la pantalla principal del celular. No necesitas que te inviten a “perder el tiempo” cada vez que lo tomas. (Unas 150 veces al día).
  2. Quita las apps de los menús principales. Salvo aquellas que deben estar en la pantalla principal -agenda, reloj, mapas, listas de pendientes y demás- y las que usas más de una vez al día -correo, redes sociales, calculadora- las demás pueden estar en una única carpeta “aplicaciones”. La idea es que no tengas más de dos pantallas.
  3. Apaga las notificaciones de correo y redes sociales, excepto si las usas como parte integral de tu trabajo -y, en ese caso, solo para cuentas institucionales, no para las personales.
  4. Fija un horario para revisar redes y correo. No cada que lleguen, sino en un par de bloques a lo largo del día -por ejemplo, antes de empezar o al terminar una tarea importante-.
  5. Toca las cosas una sola vez. Si abres un correo es para contestarlo, borrarlo, delegarlo, asignar una tarea o archivarlo. No estés releyendo varias veces lo mismo.
  6. Fija al menos dos días de la semana para “alta productividad”. Esos implican que esos días no aceptarás juntas, llamadas adicionales, ni mezclarás dos proyectos. En uno puedes hacer documentos y en otro presentaciones. O bien en uno tareas de un único proyecto y de otro proyecto en otro día.
  7. No metas tareas de menos de 30 minutos. A menos que sean llamadas o correos en el lapso entre que terminas una tarea grande y una pausa grande -por ejemplo, media hora antes de irte a comer-. Nunca entre dos tareas grandes.
  8. ¡No te desesperes! La regla del “buzón cero” funciona bien si la aplicas al final del día, no cada dos horas.

En fin, simplificar no es fácil pero estos consejos te pueden ayudar a logarlo.

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