Reducir tu correo electrónico… ¿Te atreves?

En la entrada anterior sobre mejorar la productividad les comentaba ocho acciones que he tomado -particularmente con el teléfono celular- para reducir distracciones. El objetivo es poder enfocarte en reducir las distracciones o las actividades de «maquinita tragamonedas» que suele llevarse la atención. Hoy veremos como reducir el correo electrónico.

Tal vez será un rasgo obsesivo, pero no me gusta ver notificaciones pendientes de lectura en Facebook, Twitter o correo electrónico. Por eso, quitarlas de la pantalla principal me ha servido para reducir el tiempo utilizado en ellas. Y, hasta ahora tras casi tres semanas, solo perdí un correo importante -vaya, que no lo vi a tiempo-. Por lo demás, nada grave.

Confieso que el otro día tuve un momento incómodo. Una persona, que se quejaba de que no le había mandado correo y me quiso enseñar, allí tenía mi comunicación. No la había visto, pese a que tenía tres mensajes de mi parte. ¡Y obvio! Tenía 1,375 correos sin leer. El más viejo, de hace casi seis meses. «¿Cómo es posible tener tantos?». «¡Ah! es que muchos son basura». «¿Y por qué no los borras?» «¿Y si hay algo importante que no haya visto?». «¿Como mis correos?». Silencio de su parte.

Reducir tu correo electrónico

Así que aquí hay cuatro consejos rápidos para lidiar con el correo electrónico:

• Clasifica automáticamente. Los correos al llegar pueden entrar a una lista, ponerles una etiqueta o meterlos directamente a una carpeta. Es particularmente útil para boletines y correos de listas de distribución no vinculadas directamente a tu trabajo.
• Aplica la regla de «tocar una vez«. Una vez abierto un correo, hay cinco posibles tareas: Borrarlo, contestarlo, realizar una acción, delegarlo, posponerlo. No lo trabajes  varias veces… a menos que requiera un insumo que no tengas y no puedas obtener rápido -posponlo- o que falte información en ese momento. Los demás, debes tocarlo una sola vez.
• Ten respuestas listas. Para los correos más comunes -como aceptar o rechazar una cita- puedes tener respuestas listas, ya sea en los borradores del correo o en un documento de Word. Así, copiar y pegar -adecuando un par de palabras o renglones- es más rápido que escribir todo de nuevo.
• Date de baja. Si: muchas veces nos damos de alta a listas de distribución porque nos interesó un artículo o un regalo… y no volvemos a leer el material, pero nos da pena darnos de baja. Puedes hacerlo.

En particular con este último consejo que empecé a aplicar al buscar cómo mejorar mi productividad: el día que no pude ver el correo y al final del día tenía 125 mensajes, de los cuales 5 eran para mi y el resto boletines… decidí que quitaría todas las listas de distribución. Hoy me quedé en un par de noticias, 5 servicios que utilizo y 5 de personas que mandan buenos materiales de manera constante. Quédense con las que aporten algo interesante y no sean muy insistentes. Manténganse en la del boletín semanal Dichos y Bichos y la del correo diario de  las Frases del Día.

Y las frases de la semana.

Vamos ahora a las frases de la semana:

Completé una meta, un proyecto para un cliente. E inmediatamente empecé otro. No hay un horizonte final: siempre sigue adelante.

Hay que estar atentos. El mundo te va a sorprender… si estás atento a lo que tiene por decirte.

Ya les hablaba de la técnica de «comerse el sol» en esta entrada. Espero que la hayan leído -y se sigan de frente con las dos recomendaciones de libros allí incluidos.

Y, además de «comer el sol«, también hay que aumentar la ingesta de clorofila: frutas y verduras -principalmente las de hoja verde-, de preferencia crudas. Funciona.

Y si: pensando cómo hacer que las cosas pasen, recordé que no basta «atrapar sueños», como con esas artesanías: hay que trabajar para lograrlos.

Ahora resulta que dos personas queriendo hacer el bien terminaron haciendo algo… que no fue tan bueno. «Es que lo hice por ayudarte» dijeron ambos en distintos momentos de la misma charla. Obvio, no fue así para ninguno de los lados. «Del extremo del bien surge el mal». Y a raíz de un par de problemas, la familia se acercó mucho. «del extremo del mal surge el bien».

Así que… ¡Vamos por la siguiente meta durante Septiembre! Es cosa de concentrarse y lograrlo. Espero que tú también venzas tus retos del mes.

Y por cierto… si después de reducir el correo electrónico que reciben  extrañan tener algo más, que valga la pena, no dejen de suscribirse -gratuitamente- a las frases famosas. Acá la liga: http://eepurl.com/b2PUHP

Imagen de hoy liako  y postales por @gjsuap