Productividad, la eterna batalla…

Cómo saben, es constante la batalla por mejorar la productividad. El tratar de manejar mejor tu tiempo, hacerte más productivo. Desperdiciar menos tiempo en tareas repetitivas. O en aquellas que, si bien son divertidas, no te aportan gran cosa a las metas finales. Es particularmente difícil para alguien fanático de las redes sociales -en particular Twitter- como lo soy yo. Nada más asómense a @gjsuap. 123,000 tuits son muchos, aunque me haya tomado ocho años en hacerlos.

Ha sido algo complicado saber cuándo y cómo acotar las redes sociales. De repente vas a entrar 20 minutos, y una hora y media después sigues sin acabar la tarea original a la que entraste. Te distrajiste con otras cosas, diálogos interesantes. Leíste muchos detalles de noticias importantes. Pero…

Para todos, aumentar la productividad es algo importante. Así que me encontré dos consejos para aumentar la productividad que ya empecé a aplicar y de los que les quiero hablar hoy.

Productividad: Tide.

Ya les he comentado antes del uso de la técnica pomodoro -de la que ya les hablé aquí-. En resumen, lo que sugiere es partir tu tiempo en pequeñas rebanadas y concentrarte totalmente en un tarea durante un bloque -típicamente de 25 minutos-. Durante esos minutos enfocado no haces ninguna otra tarea. No dejas que nada te distraiga. Al terminar, te das 5 minutos de recreo, de otras actividades. Luego… vuelves a empezar. Al cabo de 4 repeticiones -dos horas- te tomas un descanso un poco más largo, como de 15 minutos. Así, una jornada de trabajo te queda en 16 bloques de media hora focalizados con ratos cortos y medianos de rompimiento.

Bueno, pues me encontré en la semana la app Tide. Está disponible para iOS y Android. Es gratuita. Tiene dos funciones: actúa como un reloj Pomodoro -ajustable desde 5 hasta 120 minutos-. Pero adicionalmente tiene «Ruido Blanco»: sonidos de bosques, lluvia, mar, un café o simplemente Ruido Blanco.  Esto permite que durante los 25 minutos de trabajo tengas algo que, sin ser música, te ayuda a concentrarte. Aunque también puedes vincularlo con tu música favorita vía Spotify o iTunes.

En teoría, eso funciona bastante bien. Apenas lo estoy probando, pero creo que puedo recomendarla ampliamente. Por lo pronto, si me ha servido para usar mi técnica Pomodoro de manera más eficiente. Búsquenla como Tide en su tienda de apps favorita.

Productividad: Heavy Mental.

Para mejorar mi productividad, entré a un pequeño taller en línea. Lo imparte Tony Stubblebine, creador de Coach.me. Es una app que utilizo desde hace casi tres años por recomendación de Michal Stawicki en su libro «domina tu tiempo en 10 minutos al día«. El taller se llama «Heavy Mental» y dura un año. Su intención es entrenar a los coachs que participamos en la app para ser mejores.

El taller dura un año y el objetivo es que seamos mejores al asesorar a la gente. El modelo es que cada semana nos enfocamos en una única cosa, y nos «entrena la menta de la misma forma que un atleta entrena el cuerpo».

Una de las tareas en la que nos enfocamos esta semana es, precisamente, en dejar de lado la tendencia actual de ser multi-tasking. Debemos podernos concentrar el tiempo suficiente para completar una tarea. Puede ser cosa de unos cuantos minutos o de algunas horas, pero acabando una tarea completa.

La primera tarea de esta semana… me costó mucho trabajo aunque es muy sencilla. La propuesta de Tony es, simplemente, eliminar de la pantalla principal del teléfono aquellas aplicaciones que te «chupan el tiempo». Y apagar las notificaciones. Es decir, no verlas más que cuando quieres verlas -en un tiempo que te convenga y acotado en su duración- y no cuando suenen.

Productividad: Pantalla simplificada.

Tony dice que hay cuatro grupos de aplicaciones:

• Primarias. Las que te ayudan a hacer tareas concretas y te hacen más productivo y que usas con frecuencia, diariamente de preferencia. Por ejemplo,  la lista de tareas Wunderlist, el propio Coach.me o el reloj Pomodoro (Tide).
• Secundarias. Tareas que te ayudan a hacer tareas concretas, pero que no utilizas diariamente. Por ejemplo, mapas o apps de toma de notas como Eventbrite o la grabadora de voz.
• Tragamonedas. Apps que abres y se «tragan tu tiempo» y dominan tu atención. Correo electrónico y redes sociales, principalmente. No se trata de no usarlas, sino de acotar su uso a los momentos en que TU quieras y durante el tiempo que decidas. Eso si, hacerles click te da algo de endorfinas. ¡Llegó un correo! ¡Un nuevo seguidor! Pero se vuelven adicciones.
• Aspiraciones. Apps que te ayudan a lograr ciertas metas de crecimiento o desarrollo personal, pero para las que a veces no tienes el tiempo adecuado. Por ejemplo, yoga, meditación, lectura o podcasts de formación/información.

La idea es, pues, dejar tu pantalla principal del celular únicamente con aplicaciones primarias o de aspiraciones. Que sea lo primero que veas en tu teléfono. Y apagar las notificaciones también, para que veas redes o correo en el momento en que tú decidas. No lo que llama la «maquinita tragamonedas», que presionas a ver qué te sale, y si ganas vuelves a presionar (y si pierdes, también).

Un ejemplo

Ya lo hice. No fue fácil. Me quedó una pantalla bastante más útil. Al final, solo dejé las notificaciones de SMS y llamadas, Whatsapp personales -con todos los grupos silenciados- y las apps que ven en la imagen:

• Barra de búsqueda de Google. Sin duda la mejor opción para cuándo tienes duda en algo. Dos a tres usos diario, mínimo.
• Coach.me. Para seguimiento de tareas importantes, completadas. El enfoque de «no rompas la cadena» que les comenté acá.
• Maps. Para llegar a tiempo a las citas. Igual y no es necesaria aquí, pero… Ayuda tener los mapas off-line.
• Odómetro. Para contar los pasos y garantizar que sean 10,000.
• Reloj. Para alarmas, temporizadores y cronómetros.
• Reto de meditación. Para meditaciones guiadas de 20 minutos. Suele ser mi primera tarea del día -y si, lo uso diario. Según Coach.me por 937 días.
• TED. Las conferencias TED, de las cuales procuro ver una diario. Aprender algo nuevo de parte de los mejores del mundo en menos de 20 minutos diarios. Vale la pena.
• Tide. Ya les comenté: Pomodoro con ruido blanco. Otro tipo de reloj.
• Waze. Tráfico en tiempo real. Esta si ayuda a llegar a las citas. Si requiere conexión de datos activa, que no siempre se tiene.
• Wunderlist. Para recordatorio de tareas importantes diarias, semanales o mensuales. Es mi app de «lista de pendientes» (to-do).
• Además, claro, SMS, teléfono, calculadora y acceso a las demás apps.

¿Antes que estaba aquí? La cámara, la galería, Facebook, Twitter, Whatsapp, dos apps de correo… el odómetro y la barra de búsqueda de Google.

En fin, en el poco rato que llevo usando el enfoque ha marcado una diferencia importante. Ayudará a la productividad. ¿Se animan a probarlo? Díganme por qué si o por qué no…

Imagen de hoy Banco de Fotos SENA 2011